Preservar
O que já funciona bem e não deve ser perdido.
HS + Fred Vergueiro
Reunião presencial
Diagnóstico presencial
Diagnóstico Presencial HS
Perguntas para entender antes de propor.
Conversa guiada por blocos. Possibilidades, não proposta.
A proposta desta conversa é entender como a HS funciona, o que já deve ser preservado e onde inteligência, processos, dados, automação e IA podem gerar valor com responsabilidade.
Escuta estruturada
Possibilidades, não proposta
Registro com IA, se autorizado
Sem autorização: anotação manual
Princípio de condução
Diagnóstico primeiro.
Sistema depois.
Método
Como vamos conduzir
A conversa não busca fechar solução agora. O objetivo é abrir mapa com critério.
Entender
Como a operação acontece na prática.
Mapear
Onde existem gargalos, oportunidades e sinais de valor.
Priorizar
Quais caminhos merecem aprofundamento depois.
Leitura inicial
Exemplo de resposta
Mapa do Funcionamento da HS
Antes de aprofundar os blocos do diagnóstico, vamos desenhar como a HS funciona hoje, do jeito mais simples e fiel possível.
Como funciona hoje o caminho da HS desde a captação de uma oportunidade até o pós-entrega?
“Uma oportunidade pode surgir por relacionamento, indicação, cliente antigo, parceiro ou canal digital. A equipe entende o contexto, transforma em briefing, monta proposta, valida escopo, envolve financeiro, operação e fornecedores, entrega a experiência e depois pode manter algum acompanhamento ou registro do que foi entregue.”
Antes de entrar nos blocos específicos, a ideia é montar um mapa simples de como a HS funciona hoje: como as oportunidades surgem, viram proposta, passam pela operação, chegam à entrega e continuam no pós.
Captação
Oportunidade
Briefing
Proposta
Aprovação
Operação
Entrega
Pós
Modelo
Canais
Áreas
Ferramentas
Dados
Decisão
Quais são hoje as principais frentes de receita, serviços ou experiências da HS?
Viagens corporativas, incentivo, eventos, experiências esportivas, projetos personalizados ou ações sob medida.
Hoje a HS atende mais empresas, pessoas físicas, grupos fechados ou uma combinação desses públicos?
A maior parte pode ser B2B, mas algumas experiências envolvem participantes finais, grupos específicos ou clientes recorrentes.
Como os clientes ou oportunidades chegam até a HS?
Relacionamento, indicação, clientes antigos, Instagram, parceiros, eventos, prospecção ou contato direto com Renan/equipe.
Quais áreas ou funções participam da venda, briefing, aprovação, operação, entrega e pós?
Diretoria/comercial no início, financeiro na viabilidade, operação na execução, marketing no registro e equipe de apoio na entrega.
Como uma oportunidade vira proposta, projeto, operação e entrega?
Começa em conversa, vira briefing, proposta, aprovação, planejamento, execução, entrega e fechamento.
Quais ferramentas, planilhas, grupos ou sistemas sustentam esse fluxo hoje?
WhatsApp, planilhas, Drive, e-mail, reuniões, documentos internos e controles por área.
Existe algum mapa formal ou informal do funcionamento da operação, mesmo que seja um desenho simples?
Existem fluxos na prática, mas talvez ainda não exista um blueprint formal único.
Onde a informação nasce primeiro e onde costuma se perder ou ser reconstruída?
Nasce no comercial ou na conversa com o cliente, mas depois pode se espalhar entre WhatsApp, proposta, planilha e memória da equipe.
Quais indicadores ou sinais a empresa acompanha hoje para saber se está tudo sob controle?
Status dos projetos, prazos, fornecedores, custos gerais, pendências, retorno do cliente e entregas críticas.
O que a diretoria precisa saber para sentir que a empresa está sob controle?
Quais projetos estão em alerta, quais decisões dependem dela, onde há risco operacional, comercial, financeiro ou de entrega.
Bloco 01 · Preservação
Exemplo de resposta
O que preservar antes de mudar
Entender o que já funciona bem na HS antes de falar em mudança.
O que na operação da HS funciona bem hoje e precisa ser preservado em qualquer evolução?
“O atendimento próximo ao cliente já funciona bem; o cuidado é alto, mas parte desse conhecimento ainda fica espalhada em conversas, memória da equipe ou decisões pontuais.”
Quais práticas, decisões ou cuidados fazem a HS entregar valor acima da média?
Pode ser um padrão de atendimento, uma forma de antecipar problemas ou um cuidado que o cliente percebe sem precisar pedir.
O que os clientes elogiam com mais frequência?
Um elogio recorrente pode indicar valor real: segurança, agilidade, acesso, personalização ou tranquilidade durante a experiência.
Que cuidado importante hoje depende muito de pessoas específicas e poderia virar padrão sem engessar a operação?
Pode ser um critério de atendimento, uma forma de lidar com exceções ou um cuidado de curadoria que hoje vive mais na prática de algumas pessoas.
Onde existe conhecimento prático que ainda está muito na cabeça das pessoas?
Um exemplo seria uma pessoa saber como resolver uma exceção, mas esse critério ainda não estar registrado para outras áreas.
Lead
Contexto
Briefing
Equipe
Bloco 02 · Jornada inicial
Exemplo de resposta
Do lead ao briefing
Entender como uma oportunidade entra e vira briefing.
Quando surge uma oportunidade, como ela se transforma em briefing claro para a equipe?
“Um pedido chega pelo WhatsApp ou indicação, alguém entende o contexto, coleta informações essenciais e depois transforma isso em briefing para quem vai orçar, planejar ou executar.”
Que informação nasce no primeiro contato e deveria seguir até proposta, operação, financeiro e marketing sem precisar ser reconstruída?
Objetivo do cliente, perfil do público, prazo, verba de referência, restrições, decisor e expectativa principal da experiência.
Que informações costumam faltar no início?
Destino, perfil do público, objetivo da ação, orçamento de referência, número de pessoas, prazo, restrições ou expectativa do contratante.
Onde a comunicação precisa ser repetida ou reconstruída?
Quando uma área recebe o contexto incompleto e precisa perguntar novamente algo que já apareceu na conversa comercial.
O que define se uma oportunidade está madura para avançar?
Pode ser clareza de objetivo, perfil de cliente, prazo viável, orçamento, decisor envolvido ou briefing suficiente para estimar esforço.
Quem precisa participar dessa passagem de informação?
Comercial, operação, financeiro, marketing ou diretoria podem entrar em momentos diferentes, dependendo do tipo de experiência.
Aprovação
Planejamento
Execução
Controle
Bloco 03 · Passagem operacional
Exemplo de resposta
Da aprovação à operação
Entender o fluxo entre aprovação, organização e execução.
Depois que algo é aprovado, como a HS garante que tudo chega organizado para a operação?
“Depois da aprovação, a equipe precisa saber prazos, responsáveis, fornecedores, roteiro, orçamento, pendências e o que mudou desde o briefing inicial.”
Onde costumam surgir retrabalhos depois da aprovação?
Quando uma informação muda, chega tarde, fica em conversa separada ou não chega ao responsável pela execução.
Existe uma fonte única do que foi aprovado, prometido, alterado e precisa ser entregue?
Pode ser uma proposta final, um documento de projeto, uma planilha central ou um resumo validado que evite versões diferentes entre áreas.
Como a equipe acompanha pendências, prazos e responsáveis?
Pode ser por planilha, WhatsApp, reuniões, ferramenta interna, memória dos líderes ou cobrança manual.
O que hoje depende demais de memória, conversa ou cobrança manual?
Um prazo crítico, uma aprovação pendente ou um combinado com fornecedor que só uma pessoa sabe acompanhar.
Em que ponto um erro pequeno pode virar urgência?
Uma confirmação atrasada, um nome incorreto, uma documentação pendente ou uma mudança de roteiro perto da data da entrega.
Bloco 04 · Experiência e memória
Exemplo de resposta
Da entrega ao ativo comercial
Explorar como a entrega pode gerar memória, valor percebido e recompra.
Depois da experiência entregue, o que fica registrado como prova de valor para cliente, equipe e recompra?
“Depois de uma entrega, poderia ficar um registro organizado com bastidores, fotos, aprendizados, feedbacks, entregáveis, pontos fortes e oportunidades de recompra.”
Que materiais, registros ou histórias ficam depois de uma entrega?
Fotos, depoimentos, indicadores simples, aprendizados, bastidores, feedbacks do cliente ou registros de momentos-chave.
Como o cliente contratante percebe o cuidado da HS depois do evento/viagem?
Por uma devolutiva organizada, uma memória visual, uma síntese do que aconteceu ou evidências do cuidado que ficou invisível.
Que registro nasce durante a entrega e poderia virar evidência de valor depois, com autorização adequada?
Fotos, feedbacks, bastidores, desafios resolvidos, momentos de alto impacto ou registros simples do cuidado entregue.
Existe algum pós-evento estruturado hoje?
Pode existir uma reunião, mensagem, relatório, envio de fotos, pesquisa informal ou apenas contato pontual com o cliente.
O que seria útil mostrar ao cliente sem parecer venda forçada?
O cuidado entregue, a qualidade da operação, momentos de alto valor, aprendizados e oportunidades futuras apresentadas com sobriedade.
Visão executiva
Status
Risco
Prioridade
Decisão
Bloco 05 · Gestão integrada
Exemplo de resposta
Visão que a liderança precisa
Entender que visão Renan/diretoria precisa para decidir melhor.
Se a diretoria tivesse uma visão confiável da empresa em uma tela, painel centralizado ou hub, quais decisões conseguiria tomar melhor ou mais cedo?
“Status de projetos, pendências críticas, riscos com fornecedores, custos fora do previsto, decisões travadas e pontos que dependem de aprovação da diretoria.”
Que decisão hoje depende de juntar informação de várias pessoas antes de ficar clara?
Saber se um projeto está saudável, se precisa de apoio, se algo virou risco ou se uma aprovação destravaria o andamento.
Que alerta deveria aparecer antes de virar urgência?
Fornecedor sem confirmação, custo acima do previsto, documento pendente, cliente sem retorno ou prazo crítico chegando.
Que informação a diretoria deveria receber antes de precisar perguntar?
Atraso de fornecedor, mudança de escopo, pendência crítica, cliente sem retorno ou sinal de que uma experiência entrou em alerta.
Onde a empresa depende demais da presença do dono/diretoria?
Quando uma decisão simples, aprovação, exceção ou informação operacional só avança se a diretoria perguntar ou destravar.
Que informação hoje chega tarde?
Um risco operacional, mudança de escopo, custo não previsto, feedback de cliente ou sinal de que a experiência pode sair do padrão.
camada de inteligência
dados · alertas · registros
estrutura atual da empresa
Bloco 07 · Arquitetura
Exemplo de resposta
Inteligência nascendo com o processo
Mostrar que a inteligência pode nascer junto com a operação.
Em que momentos a operação poderia gerar dados, alertas ou registros automaticamente, sem virar trabalho extra para a equipe?
“Quando uma demanda muda de status, quando uma pendência atrasa, quando um fornecedor confirma, quando um custo foge do previsto ou quando um cliente envia feedback.”
Que informações já aparecem no processo, mas não são aproveitadas?
Status, prazos, aprovações, custos, feedbacks, mudanças de escopo ou sinais de risco que ficam dispersos.
Onde um simples registro poderia virar visão de gestão?
Um check de fornecedor, uma mudança de prazo ou um feedback de cliente poderia alimentar uma visão de status e risco.
Que decisões poderiam chegar mais preparadas?
Decisões sobre prioridade, orçamento, fornecedor, escopo, reforço de equipe ou comunicação com cliente.
Que tarefas repetitivas poderiam ser facilitadas sem substituir pessoas?
Conferir pendências, organizar informações, lembrar prazos, gerar resumos internos ou preparar dados para reunião.
Que informação deveria nascer uma vez só e servir para proposta, operação, financeiro, marketing e pós-evento?
Dados do briefing, status, mudanças, aprovações, custos conceituais, feedbacks e registros importantes da entrega.
Bloco extra - pós-evento e recompra
Exemplo de resposta
Pós-evento, memória e recompra
Memória, relacionamento e recompra como continuidade da experiência.
Como a HS poderia transformar cada entrega em memória organizada, prova de valor e oportunidade futura?
“Após uma experiência, a HS poderia reunir registros, imagens, feedbacks, aprendizados e oportunidades de continuidade em um material simples, elegante e útil para o cliente contratante.”
O que o cliente recebe depois da experiência?
Pode receber fotos, mensagem de agradecimento, resumo, feedback informal, relatório, galeria ou apenas contato pontual.
O que o cliente contratante precisaria mostrar internamente para provar que a experiência valeu a pena?
Engajamento, registros, percepção dos participantes, aprendizados, momentos marcantes e evidências do cuidado da HS.
Como a HS poderia manter relacionamento depois do evento?
Com uma devolutiva útil, um follow-up elegante, aprendizados para a próxima experiência ou sugestões sem pressão comercial.
Que parte da experiência poderia virar ativo comercial?
Uma história, case, registro visual, depoimento, aprendizado ou prova de cuidado, sempre com autorização adequada.
Como a recompra poderia ser estimulada sem parecer insistência?
Mostrando valor entregue, oportunidades futuras e continuidade da relação de forma consultiva, não como pressão de venda.
HS + Fred Vergueiro
Reunião presencial
Fechamento do diagnóstico
Próximos passos
Depois da conversa, os insumos ajudam a organizar uma leitura mais segura para a HS.